Online Terminvergabe im öffentlichen Sektor

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Für einige Verwaltungsangelegenheiten sind weiterhin Termine vor Ort bei der Stadt, dem Kreis oder dem jeweiligen Amt notwendig. Dazu zählen je nach Region Vorgänge im Melde- und Personenstandswesen sowie An- und Abmeldungen von Kraftfahrzeugen. Für einige Vorgänge wünschen die Besucher sogar ausdrücklich Termine, selbst wenn die Regulierung der Angelegenheit schriftlich möglich wäre. Inzwischen bieten immer mehr öffentliche Einrichtung Möglichkeiten zur verbindlichen Terminvereinbarung auch online an.

Digitalisierung für Zeitersparnis

Die Digitalisierung aller öffentlich-rechtlichen Angelegenheiten ist bereits in vollem Gange. Bis zum Abschluss wird es sicherlich noch viele Jahre dauern können, besonders in ländlicheren, weniger versorgten Regionen. Online Terminvergabe macht hier aber schon einmal einen sehr guten Anfang, denn sie bedeutet für alle Beteiligten eine enorme Zeitersparnis. Es ist damit rund um die Uhr möglich, mit einem internetfähigen Gerät bestehende Terminangebote bei einem Amt oder einer öffentlichen Einrichtung in Echtzeit einzusehen, um dann direkt einen Termin davon zu reservieren und umgehend eine Terminbestätigung zu erhalten. Es entfallen dadurch zeitaufwendige und nervenaufreibende Wartezeiten in der telefonischen Warteschleife. Die Mitarbeitenden der öffentlichen Einrichtungen können sich auf der anderen Seite dafür stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne Terminanfragen zu bearbeiten.

Kürzere Wartezeiten durch Online Terminvergabe

Zusätzlich zu den entfallenden, zeitaufwendigen telefonischen Terminabstimmungen verkürzen sich die Wartezeiten vor Ort zum Teil drastisch. Bei einem Online-Service ist eine Auswertung der Nutzungsdaten ohne weiteres möglich. So kann durch Vorauswahl der Anliegen bereits eine ungefähre Termindauer ausgerechnet werden. Ein Vergleich Planstand mit Realstand kann genutzt werden, um die durchschnittlichen Verweildauern für künftige Terminierungen anzupassen. Stehen unerwartet mehr Mitarbeiter zur Verfügung, können zusätzliche Terminangebote freigeschaltet werden. Werden nur sehr wenige offene Termine gebucht, kann eine Urlaubs- und Gleitzeitplanung von den Auswertungen profitieren. Müssen vereinbarte Termine wegen Mitarbeiterausfall storniert werden, so können schon während der Online Terminvergabe Kontaktdaten des Besuchers abgefragt werden. Mit FrontDesk kann von beiden Seiten aus gemeinsam online für mehr Termintreue gesorgt werden.